Política de Tratamiento de Datos Personales

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN
OBJETO
DESTINATARIOS
ALCANCE
GLOSARIO
PRINCIPIOS RECTORES
CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
1. DATOS SENSIBLES
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
  2. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS
2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA
1. CONTROL ACCESO
2. VIDEO VIGILANCIA
CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS
VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

1. INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.
Esta disposición constitucional fue reglamentada por el Congreso de la República mediante la Ley 1581 de octubre de 2012, la cual establece las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia. Esta ley ha sido complementada por decretos como el 1377 de 2013 y el 886 de 2014, (actualmente integrados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros instrumentos normativos.
En cumplimiento de estas disposiciones legales, ASIMETRIC S.A.S., en reconocimiento de su responsabilidad en el tratamiento de datos personales, garantiza el ejercicio pleno del derecho constitucional antes mencionado. En este sentido, la Organización asegura que todas las personas tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a la información que haya sido recopilada sobre ellas en las bases de datos que la Organización ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.
Con el propósito de orientar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales, ASIMETRIC S.A.S., ha elaborado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual es de obligatorio acatamiento para todas las personas naturales o jurídicas que realicen tratamiento de datos personales registrados en sus bases de datos. ASIMETRIC S.A.S., en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con ella, garantiza que los datos personales obtenidos serán tratados conforme a los principios y deberes establecidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas pertinentes en la materia. Asimismo, se establece que el domicilio de ASIMETRIC S.A.S. será la Calle. 25 A No.33 - 88 en la ciudad de Bogotá, teléfono: (57) 601 7904466, correo electrónico: gerencia@asimetricla.com y página: www.asimetricla.com.co.

2. OBJETO

El propósito de esta Política es brindar la información necesaria y completa a todos los grupos involucrados, al tiempo que establece directrices para salvaguardar los datos personales tratados por ASIMETRIC S.A.S. Este enfoque busca cumplir con la normativa legal, así como con las políticas y procedimientos establecidos para atender los derechos de los titulares de los datos. Se definen criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de los datos personales, asegurando así un tratamiento adecuado y responsable de la información.

3. DESTINATARIOS

Esta política se extiende a todas las bases de datos, tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean sometidas a tratamiento por parte de ASIMETRIC S.A.S., ya sea en su rol de responsable del tratamiento o como encargada del mismo. Su objetivo es asegurar que la ciudadanía tenga acceso a la información necesaria sobre los diferentes tratamientos y propósitos para los cuales se utilizarán sus datos, así como los derechos que les asisten como titulares de dicha información cuando ASIMETRIC S.A.S., actúe como responsable del tratamiento.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de administrar bases de datos personales de ASIMETRIC S.A.S., especialmente para los administradores de bases de datos de la Organización, así como para los empleados y contratistas que manejen, atiendan y respondan directa o indirectamente a solicitudes de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

4. ALCANCE

Garantizar un proceso ágil y legal para gestionar las diversas solicitudes y reclamaciones presentadas por los titulares de la información, así como por sus representantes legales u otras personas autorizadas. Cumplir rigurosamente con las disposiciones legales vigentes en materia de Protección de Datos Personales, así como con cualquier requerimiento derivado del principio de responsabilidad demostrada (accountability). Priorizar la protección de los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por ASIMETRIC S.A.S.

5. GLOSARIO

Durante el proceso de implementación, interpretación y aplicación de la legislación, regulaciones y normativas en vigor, se utilizarán de manera coherente y completa las siguientes definiciones.

ACCESO RESTRINGIDO: El acceso a la información estará restringido según criterios predefinidos. ASIMETRIC S.A.S. no facilitará datos personales para su acceso mediante Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se apliquen medidas técnicas para controlar dicho acceso y limitarlo exclusivamente a personas autorizadas.
ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área encargada de la protección de datos en ASIMETRIC S.A.S. responsable de supervisar y garantizar la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, así como de llevar a cabo la implementación del Programa Integral correspondiente.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: La atención a las peticiones, quejas, reclamos y consultas de los titulares de datos estará a cargo del proceso de Gestion Comercial.
BASE DE DATOS: Colección organizada de datos personales que se someten a procesamiento, abarcando tanto archivos físicos como electrónicos.
CALIDAD DEL DATO: Los datos personales que se procesen deben ser veraces, completos, precisos, actualizados, verificables y comprensibles. En caso de tener datos parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error, ASIMETRIC S.A.S. deberá abstenerse de tratarlos o solicitar al titular la corrección o completitud de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: La circulación de datos personales estará restringida únicamente al personal de ASIMETRIC S.A.S. o a aquellos individuos cuyas responsabilidades incluyan la realización de dichas actividades. No se permitirá la entrega de datos personales a personas no autorizadas o no habilitadas por ASIMETRIC S.A.S. para su tratamiento.
CONFIDENCIALIDAD: Es un componente de la seguridad de la información que determina quiénes pueden acceder a ella y en qué condiciones.
DATO PERSONAL: Cualquier información que esté relacionada o pueda vincularse con una o varias personas naturales específicas o identificables. Por lo tanto, se entiende como información relacionada con una persona individualmente considerada.
DATO PÚBLICO: Es aquel que no se clasifica como semiprivado, privado o sensible. Incluye información como el estado civil, la profesión u oficio, y la condición de comerciante o servidor público de las personas. Estos datos, por su naturaleza, pueden encontrarse en redes sociales, páginas web, registros públicos, documentos oficiales, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sujetas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es considerada como íntima, reservada o pública. Su conocimiento o divulgación puede ser de interés no solo para el titular, sino también para ciertos sectores, grupos de personas o la sociedad en general. Esto incluye datos financieros, crediticios o relacionados con actividades comerciales.
DATO SENSIBLE: Es aquella información que puede comprometer la privacidad del titular o cuyo mal uso puede resultar en discriminación. Esto incluye datos como la raza o etnia, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos u organizaciones sociales, de derechos humanos, o que estén relacionadas con la promoción de intereses de cualquier partido político, así como también datos referentes a la salud, la vida sexual y datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, tanto pública como privada, que, ya sea de manera independiente o en colaboración con otros, lleva a cabo el procesamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento. En ciertas circunstancias, ASIMETRIC S.A.S. actúa como encargado del tratamiento de datos personales cuando realiza dicho tratamiento por cuenta de un responsable del tratamiento, ya sea de manera directa o en colaboración con terceros.
INFORMACIÓN DIGITAL: Comprende todos aquellos datos que se almacenan o se transmiten a través de medios electrónicos y digitales, como el correo electrónico u otros sistemas de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, tanto pública como privada, que, de manera independiente o en colaboración con otros, toma decisiones respecto a la base de datos y/o al tratamiento de los datos. ASIMETRIC S.A.S., actúa como responsable del tratamiento de datos personales en todos los casos en los que tome decisiones directas sobre dichos datos, en concordancia con las funciones legalmente reconocidas.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales están siendo procesados.
TRATAMIENTO: Cualquier acción o conjunto de acciones que ASIMETRIC S.A.S. o los encargados del tratamiento realicen sobre datos personales, como la recopilación, almacenamiento, uso, circulación o eliminación de los mismos.

6. PRINCIPIOS RECTORES

En el proceso de implementación, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones y normativas en vigor, se seguirán de forma coherente y completa los siguientes principios:

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: Toda actividad de tratamiento debe ajustarse estrictamente a lo dispuesto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, así como a los decretos reglamentarios y otras normativas relacionadas que la complementen.
Principio de Finalidad: El tratamiento de datos debe tener como base una finalidad lícita en concordancia con lo establecido en la Constitución y la legislación, la cual debe ser comunicada de manera clara al titular de los datos.
Principio de Libertad: El tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento explícito, informado y previo del titular. No se podrán recopilar o divulgar datos personales sin la autorización previa del titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que exonere la necesidad de consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: Los datos sometidos a tratamiento deben ser verídicos, íntegros, precisos, actualizados, verificables y comprensibles. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error.
Principio de Transparencia: En el proceso de tratamiento de datos, se debe asegurar que el titular tenga el derecho de solicitar al responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin limitaciones, información sobre la existencia de datos que le afecten.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos está sujeto a limitaciones derivadas de la naturaleza de la información personal, así como de las disposiciones legales y constitucionales. Solo las personas autorizadas por el titular o aquellas previstas en la ley pueden llevar a cabo dicho tratamiento.
Los datos personales, excepto la información de carácter público, no deben estar disponibles en Internet u otros medios de difusión masiva, a menos que se pueda controlar técnicamente el acceso para limitarlo únicamente a los titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: La información sometida a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, según lo establecido por la ley, debe ser gestionada con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para garantizar la seguridad de los registros, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todos los empleados y contratistas involucrados en el tratamiento de datos personales que no sean de carácter público tienen la obligación de mantener la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación laboral relacionada con el tratamiento. Solo pueden divulgar o compartir datos personales cuando sea necesario para llevar a cabo actividades autorizadas por la ley y en conformidad con sus términos. ASIMETRIC S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de manera estrictamente confidencial, utilizando la información únicamente para los fines previamente establecidos, a menos que el titular haya manifestado su objeción. Además, ASIMETRIC S.A.S., asegura que ha implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para proteger los datos personales contra alteraciones, pérdidas, tratamientos o accesos no autorizados.
Principio de temporalidad: Los datos personales serán almacenados únicamente durante el tiempo necesario y razonable para cumplir con los propósitos que justificaron su tratamiento, en conformidad con las disposiciones legales y los requisitos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos pertinentes. La retención de datos será realizada cuando sea imprescindible para cumplir con obligaciones legales o contractuales. Una vez alcanzada la finalidad del tratamiento y los plazos previamente establecidos, los datos serán eliminados.
Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos serán interpretados de manera coherente y equilibrada con el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución, así como con los demás derechos constitucionales pertinentes.
Principio de Necesidad: Los datos personales procesados deben limitarse a aquellos que sean indispensables para alcanzar los objetivos previstos con la base de datos.

7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

7.1. DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles son aquellos que pueden afectar la privacidad del titular o cuyo mal uso puede llevar a su discriminación. Estos incluyen información que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos u organizaciones sociales y de derechos humanos, así como datos relacionados con la salud, la vida sexual y características biométricas.

7.1.1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se prohíbe el procesamiento de datos sensibles, salvo en los siguientes casos:

Cuando el titular otorgue su autorización explícita para dicho tratamiento, a menos que la ley no requiera tal autorización.
Cuando el tratamiento sea necesario para proteger el interés vital del titular y este se encuentre incapacitado física o legalmente, en cuyo caso se requerirá la autorización de sus representantes legales.
Cuando el tratamiento de datos sea indispensable para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, en cuyo caso se deben tomar medidas para anonimizar la identidad de los titulares.

7.1.2. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

ASIMETRIC S.A.S., comunicará a todos sus titulares, mediante varios canales de obtención de autorización, que conforme a lo establecido en la ley 1581 del 2012 y sus normativas complementarias, no están compelidos a brindar autorización para el tratamiento de datos sensibles.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

En virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de acuerdo con las autorizaciones concedidas por los titulares de la información, ASIMETRIC S.AS., llevará a cabo una serie de operaciones que comprenden la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o eliminación de datos. Estas actividades serán realizadas exclusivamente con los fines autorizados y previstos en esta Política, así como en las autorizaciones específicas otorgadas por los titulares. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos del procedimiento ST-P-06 Control de los datos gestión de la información.

De igual manera, en concordancia con la misión empresarial de ASIMETRIC S.A.S., los datos personales serán gestionados en función de los diferentes grupos de interés y en correspondencia con los objetivos específicos de cada tratamiento, tal como se detalla a continuación:

1. USUARIOS/CIUDADANÍA EN GENERAL

ASIMETRIC S.A.S., utilizará los Datos Personales con los siguientes objetivos específicos:

Supervisar las solicitudes relacionadas con los servicios ofrecidos por la Organización.
Facilitar respuestas a consultas y peticiones de los solicitantes.
Gestionar trámites, servicios y otros requerimientos solicitados.
Emitir comunicaciones y notificaciones sobre actos administrativos.
Organizar campañas, divulgaciones y capacitaciones tanto presenciales como virtuales.
Desarrollar e implementar programas específicos para sectores determinados.
Mantener actualizadas las bases de datos, asegurando la integridad y validez de la información.
Permitir a proveedores y contratistas acceder a la información necesaria para gestionar trámites y servicios.
Realizar estudios, estadísticas y análisis relacionados con los servicios proporcionados.
Compartir información con socios operativos nacionales o internacionales para garantizar la operatividad de la Organización.
Ofrecer servicios de información a través de diversos medios de contacto.
Evaluar continuamente la calidad de los servicios ofrecidos.
Registrar imágenes u otros registros como evidencia de eventos.
Mejorar iniciativas promocionales y actualizar productos y servicios.
Cumplir con las finalidades determinadas en los procesos de obtención de Datos Personales, siempre dentro del marco legal y las atribuciones de ASIMETRIC S.A.S.

2. FUNCIONARIOS

Cumplir con las obligaciones legales relacionadas con funcionarios actuales y pasados.
Supervisar el cumplimiento de los requisitos del Sistema General de Seguridad Social.
Publicar un directorio corporativo para facilitar el contacto con los empleados.
Utilizar datos biométricos obtenidos de sistemas de videovigilancia para identificación y seguridad, así como para prevenir fraudes internos y externos.
Gestionar los datos personales de los participantes en procesos de selección para llevar a cabo dichos procesos, asegurando el acceso restringido a las hojas de vida.
Comunicar información sobre eventos organizados por la Organización de manera apropiada y conveniente.
Administrar la información financiera de la Organización, incluyendo pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones, y relaciones de pagos.
Gestionar el proceso contable de la Organización.

3. PROVEEDORES/CONTRATISTAS

En relación con los procesos de selección, contratación y actividades relacionadas.
Realizar los trámites internos y cumplir con obligaciones contables, tributarias y legales.
Administrar la información financiera de la Organización, incluyendo pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones, y relaciones de pagos.
Gestionar el proceso contable de la Organización.
Ejecutar todas las acciones requeridas para cumplir con las etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
Emitir certificaciones contractuales solicitadas por contratistas o Entidades de control.
Mantener un archivo digital que contenga la información correspondiente a cada contrato.
Cumplir con otras finalidades determinadas en los procesos de obtención de Datos Personales, siempre dentro del marco legal y las funciones asignadas a ASIMETRIC S.A.S.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

ASIMETRIC S.A.S., está autorizada para transferir y transmitir datos personales a terceros con los que tenga una relación operativa que provea servicios esenciales para su funcionamiento adecuado, o de acuerdo con las funciones establecidas en las leyes. En estos casos, se tomarán las medidas necesarias para garantizar que quienes accedan a los datos cumplan con la política de protección de datos y los principios legales.
Cuando ASIMETRIC S.A.S., transfiera datos a encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, se establecerán cláusulas contractuales que detallen el alcance del tratamiento, las actividades realizadas por el encargado en nombre del responsable, y las obligaciones del encargado hacia los titulares y el responsable. Estos contratos asegurarán que el encargado cumpla con las obligaciones establecidas por ASIMETRIC S.A.S., y las leyes aplicables.
Además de las obligaciones contractuales, los encargados también deben comprometerse a tratar los datos conforme a los principios de protección, garantizar la seguridad de las bases de datos, y mantener la confidencialidad de la información. En el caso de transferencias, se cumplirán las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y sus normativas.

10. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

10.1. DERECHOS DE LOS TITULARES

ASIMETRIC S.A.S., garantizará el respeto de los derechos de los titulares de Datos Personales en todo momento. Estos derechos incluyen:

Solicitar conocer, actualizar y corregir los datos que les conciernen, ante ASIMETRIC S.A.S., o los encargados del tratamiento de datos.
Pedir evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, excepto cuando la ley disponga lo contrario.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos por parte de ASIMETRIC S.A.S., o los encargados del tratamiento, mediante una solicitud previa.
Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a las leyes y regulaciones relacionadas con el tratamiento de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos cuando el tratamiento no cumpla con los principios, derechos y garantías establecidos constitucional y legalmente. Esta revocación y/o eliminación procederá cuando la autoridad competente determine que ASIMETRIC S.A.S., o los encargados del tratamiento de datos han violado la ley y la constitución. Sin embargo, esta revocación estará sujeta a la inexistencia de una obligación legal o contractual para conservar los datos personales.
Acceder de forma gratuita a los datos personales que han sido objeto de tratamiento.

10.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Para llevar a cabo el tratamiento de datos, es necesario obtener la autorización previa e informada del titular, a menos que la ley establezca excepciones. Esta autorización debe ser obtenida de tal manera que pueda ser consultada posteriormente, ya sea por escrito, de forma oral o a través de conductas claras del titular que indiquen su consentimiento. Por ejemplo, enviar una hoja de vida para participar en procesos de selección o ingresar a las instalaciones donde se sabe que hay sistemas de videovigilancia se consideran conductas que pueden demostrar el consentimiento del titular.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos:

Cuando la Organización requiera información en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En el caso de datos de carácter público.
En situaciones de urgencia médica o sanitaria.
Para el tratamiento de información permitida por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
En relación con datos vinculados al Registro Civil de las Personas.

Cualquier acceso a datos personales sin previa autorización deberá cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y otras normativas aplicables.

10.3. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada por los titulares de datos personales será proporcionada principalmente a través de medios electrónicos, aunque también se hará por otros medios si así lo solicita el titular. ASIMETRIC S.A.S., entregará la información sin imponer barreras técnicas que dificulten su acceso, asegurando que sea de fácil lectura y correspondiendo totalmente a la que se encuentra en la base de datos.

10.4. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

Cuando ASIMETRIC S.A.S., solicite la autorización al titular, deberá comunicar de manera clara y explícita los siguientes aspectos:

Cómo se utilizarán los datos personales y con qué propósito serán tratados.
Los derechos que tiene el titular de los datos.
La identificación completa, incluyendo dirección física o de correo electrónico, así como número de teléfono del responsable del tratamiento de los datos.

Como responsable del tratamiento de datos, ASIMETRIC S.A.S., deberá mantener evidencia de haber cumplido con lo establecido en este apartado, y en caso de solicitud del titular, proporcionarle una copia de dicha evidencia.

10.5. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que cumpla con los requisitos legales puede ser proporcionada a las siguientes personas:

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes legales.
A Entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A terceros autorizados por el titular de los datos o por la ley.

11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

11.1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

ASIMETRIC S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos, deberá cumplir con los siguientes deberes, sin menoscabo de otras disposiciones legales que rijan su actividad:

Asegurar que el titular pueda ejercer plenamente su derecho de habeas data en todo momento.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular según lo establecido en la ley.
Informar adecuadamente al titular sobre la finalidad de la recolección de datos y sus derechos derivados de la autorización otorgada.
Mantener la información bajo medidas de seguridad para evitar su alteración, pérdida, acceso no autorizado o fraude.
Garantizar la veracidad, completitud, exactitud, actualización, comprobabilidad y comprensión de la información suministrada al encargado del tratamiento.
Actualizar la información suministrada al encargado del tratamiento y comunicar cualquier novedad relacionada con los datos.
Rectificar la información incorrecta y notificar al encargado del tratamiento.
Proporcionar al encargado del tratamiento únicamente los datos autorizados conforme a la ley.
Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Gestionar consultas y reclamos según lo establecido en la ley.
Implementar procedimientos para cumplir con la ley, especialmente en la gestión de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando la información esté en disputa por parte del titular durante el proceso de reclamación.
Informar al titular sobre el uso de sus datos cuando lo solicite.
Notificar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los titulares.

11.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual ASIMETRIC S.A.S., actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Asegurar que el titular pueda ejercer plenamente su derecho de habeas data en todo momento.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad para evitar su alteración, pérdida, acceso no autorizado o fraude, siguiendo las condiciones mínimas de seguridad establecidas en la compañía.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o eliminación de datos según lo establecido en la ley.
Actualizar la información proporcionada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción.
Atender consultas y reclamos de los titulares conforme a lo establecido en la política de tratamiento de datos.
Implementar un procedimiento para garantizar el cumplimiento adecuado de la ley, especialmente en la atención de consultas y reclamos.
Abstenerse de divulgar información en disputa por parte del titular.
Limitar el acceso a la información solo a las personas autorizadas para ello.
Verificar que el responsable del tratamiento tenga la autorización correspondiente para el tratamiento de los datos personales del titular.

12. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se describen los lineamientos generales adoptados por ASIMETRIC S.A.S., para cumplir con sus responsabilidades en relación con los principios de gestión de datos personales.
Estos lineamientos se suman a las políticas, procedimientos o instrucciones generales actualmente vigentes y aplicadas, como las políticas de gestión de datos e información y el procedimiento de gestión de datos e información. Es importante destacar que estos lineamientos no buscan reemplazar ni desestimar las políticas existentes, sino complementarlas.

12.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cada miembro de la Organización, al llevar a cabo las tareas inherentes a su puesto, aceptará las responsabilidades y compromisos asociados con el manejo adecuado de la información personal, abarcando desde su recolección y almacenamiento hasta su utilización, circulación y disposición final.

12.2. USO DE LA INFORMACIÓN

La información personal almacenada en las bases de datos debe ser utilizada de acuerdo con las finalidades establecidas en el numeral 8 de esta política. Si alguna área identifica nuevos usos que difieren de los descritos en la política actual, deberá informar al líder del proceso de Planeación Estratégica, quien evaluará su inclusión en la política. Además, se deben tener en cuenta los siguientes casos:

Si un área distinta a la que recolectó inicialmente los datos personales requiere utilizarlos, esto será permitido siempre que sea para un propósito previsible según los servicios ofrecidos por la Organización y dentro de las finalidades de la política de tratamiento de datos.
Cada área debe asegurar que durante el reciclaje de documentos físicos no se revele información confidencial o datos personales. Por lo tanto, documentos como hojas de vida, títulos académicos, certificaciones o resultados médicos no pueden ser reciclados.
Si un área solicita datos personales a un encargado para un fin específico, no debe utilizar esa información para otro propósito no contemplado en la política. Al finalizar la actividad, el área debe eliminar la base de datos o los datos utilizados para evitar riesgos de desactualización o reclamos de los titulares.
Los funcionarios no pueden tomar decisiones significativas basadas únicamente en la información del sistema de información. Deben validar la información a través de otros medios, incluso consultando directamente al titular si es necesario.
Solo los funcionarios y contratistas autorizados pueden acceder, modificar o eliminar datos en las bases de datos, bajo los lineamientos establecidos en el procedimiento ST-P-06 Control de Datos y Gestión de la información.
Antes de utilizar la información de manera distinta a la establecida, se requerirá consultar previamente al líder del proceso de Planeación Estratégica.

12.3. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

La información tanto física como digital se guarda en entornos y dispositivos que poseen medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos. Estas medidas abarcan controles de seguridad física, informática y tecnológica, así como ambiental en áreas restringidas, ya sea en instalaciones propias o en centros de datos o documentación administrados por terceros.

12.4. DESTRUCCIÓN

La eliminación de medios físicos y electrónicos se lleva a cabo utilizando métodos que impiden su recuperación. Este proceso se ejecuta solo cuando no viole ninguna normativa legal, asegurando siempre un registro adecuado de la acción. La eliminación incluye información tanto en posesión de terceros como en instalaciones propias.

12.5. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Una incidencia se refiere a cualquier irregularidad que pueda comprometer la seguridad de las bases de datos o la información que estas contienen.
En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla al líder del proceso de Planeación Estratégica que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.
Las incidencias pueden impactar tanto en bases de datos digitales como en las físicas, dando lugar a las siguientes acciones o eventos:

Notificación de Incidentes
Cuando se sospeche que un incidente pueda tener un impacto en las bases de datos que contienen información personal, se debe notificar al líder del proceso de Planeación Estratégica, quien se encargará de registrar el incidente de acuerdo a lo definido en el procedimiento GC-P-02 Procedimiento de Quejas y Satisfacción del Cliente.
Gestión de Incidentes
Todos los empleados, contratistas, consultores o terceros tienen la responsabilidad de reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, vulnerabilidad o violación de políticas que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Organización.
Identificación
Todos los eventos sospechosos o inusuales, que puedan comprometer la privacidad o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si constituyen un incidente y ser comunicados al nivel apropiado dentro de la organización.
Reporte
Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados de manera inmediata a través de los canales internos establecidos por ASIMETRIC S.A.S. Si se pierde información sensible o confidencial, se divulga a personal no autorizado, o se sospecha de estos eventos, al líder del proceso de Planeación Estratégica.
Los empleados deben informar a su jefe inmediato sobre cualquier daño o pérdida de dispositivos informáticos que contengan datos personales de la Organización. A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente fundamentada, ningún empleado debe revelar información sobre sistemas informáticos o redes afectadas por delitos informáticos o abuso de sistemas. En caso de que se requiera la entrega de información o datos por orden de autoridad, el Representante Legal de ASIMETRIC deberá intervenir para proporcionar el asesoramiento adecuado.
Contención, Investigación y Diagnóstico
El líder del Proceso de Planeación Estratégica se encargará de asegurar que se tomen medidas para investigar y diagnosticar las causas que originaron el incidente, además de garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente registrado. En caso de que se detecte un delito informático, según lo definido en la Ley 1273 de 2009, el Representante Legal informará a las autoridades pertinentes de investigación judicial. Durante las investigaciones, se deberá mantener la "Cadena de Custodia" para preservar la integridad de la evidencia en caso de ser necesario para acciones legales.
Solución
El líder del proceso de Soporte Tecnico, junto con todas las áreas involucradas y los responsables directos del manejo de datos personales, trabajarán para evitar la repetición del incidente de seguridad, corrigiendo todas las vulnerabilidades identificadas.
Cierre del Incidente y Seguimiento
El líder del proceso de Soporte Tecnico y las áreas que utilizan o requieren la información afectada, llevarán a cabo y documentarán todas las acciones para revisar las medidas tomadas para remediar el incidente de seguridad. El líder del proceso de Planeación Estratégica elaborará un análisis anual de los incidentes reportados. Las conclusiones de este análisis se utilizarán para desarrollar campañas de concientización destinadas a reducir la probabilidad de futuros incidentes.

13. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes de los titulares de datos personales que estén siendo tratados por ASIMETRIC S.A.S., para ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, deben dirigirse a:

ASIMETRIC S.A.S: Calle. 25 A No.33 - 88 en la ciudad de Bogotá, teléfono: (57) 601 7904466, correo electrónico: gerencia@asimetricla.com y página: www.asimetricla.com.co.

El rol mencionado anteriormente actuará como el punto de contacto para los titulares de datos personales, en cumplimiento de todos los aspectos contemplados en esta Política.

14. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales, independientemente de su relación con ASIMETRIC S.A.S., tienen el derecho de ejercer acciones como conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar autorizaciones concedidas, siguiendo el procedimiento GC-P-02 Procedimiento de Quejas y Satisfacción del Cliente.

14.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS

ASIMETRIC S.A.S., y/o sus encargados aseguran a los Titulares de Datos Personales, así como a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de acceder a toda la información que esté registrada en su archivo individual o esté relacionada con su identificación, de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
El Líder del Proceso de Planeación Estratégica de ASIMETRIC S.A.S., se encargará de recibir y gestionar las consultas enviadas de acuerdo con los plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las políticas internas de la empresa.
Las consultas dirigidas a ASIMETRIC S.A.S., deben incluir la siguiente información mínima:

Nombres y apellidos del titular, representante o causahabientes.
Detalles de la consulta.
Dirección física, correo electrónico y número de contacto del titular, representante o causahabientes.
Firma, número de identificación o método de validación correspondiente.
Debe ser presentada a través de los canales de consulta autorizados por ASIMETRIC S.A.S..

Plazos de Respuesta a consultas
Las consultas recibidas a través de los medios mencionados serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción.

Prórroga del plazo de respuesta
Si no es posible responder a la consulta dentro del plazo mencionado, se notificará al interesado antes de que transcurran los diez (10) días hábiles, explicando las razones del retraso y especificando la nueva fecha límite para responder, la cual no excederá en ningún caso los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del primer plazo.

14.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

Derechos garantizados mediante el procedimiento de reclamos

ASIMETRIC S.A.S., y/o los Encargados, asegurarán a los titulares de datos personales alojados en sus bases de datos o a sus representantes legales, el derecho de rectificar o actualizar los datos personales que figuren en sus registros, a través de la presentación de una reclamación, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la ley o los indicados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que la solicitud de corrección o actualización sea válida.
ASIMETRIC S.A.S., y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales almacenados en sus bases de datos o a sus representantes legales, el derecho de solicitar la revocación de la autorización o la eliminación de la información contenida en su registro individual o cualquier otra información relacionada con su identificación, cuando se cumplan los criterios establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Además, se asegura el derecho de presentar reclamaciones en caso de presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.

Responsable de atención de reclamos
El Líder del Proceso de Planeación Estratégica de ASIMETRIC S.A.S., será el encargado de recibir y gestionar las solicitudes enviadas conforme a los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las políticas vigentes. Las reclamaciones deben contener la siguiente información mínima:

Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
Detalles de la solicitud.
Dirección física, correo electrónico y número de teléfono del Titular y/o sus representantes legales o causahabientes.
Firma, número de identificación o método de validación correspondiente.
Debe haber sido presentada a través de los canales de consulta autorizados por ASIMETRIC S.A.S..

Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales
Si la reclamación llega sin cumplir con los requisitos legales mencionados, se pedirá al reclamante, en un plazo de cinco (5) días desde la recepción del reclamo, que corrija las deficiencias y proporcione la información o documentos que falten.

Desistimiento del Reclamo
Si el solicitante no proporciona la información requerida en un plazo de dos (2) meses a partir de la fecha del requerimiento, se considerará que ha renunciado al reclamo.

Plazos de Respuesta a los Reclamos
El plazo límite para la resolución del reclamo será de quince (15) días hábiles, comenzando a contar desde el día siguiente a la recepción del mismo.

Prórroga del plazo de Respuesta
En caso de que no sea factible resolver el reclamo dentro del plazo establecido, se notificará al reclamante sobre los motivos de la demora, indicando la nueva fecha en que se atenderá su solicitud. Esta fecha límite adicional, en ningún caso, excederá los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.

Procedimiento de Supresión de Datos Personales
En caso de que la reclamación presentada resulte en la pertinente supresión de los datos personales del titular de la base de datos, ASIMETRIC S.A.S., deberá llevar a cabo el proceso de eliminación de manera operativa, garantizando que la información no pueda ser recuperada. No obstante, es importante que el titular comprenda que, en ciertas circunstancias, ciertos datos podrían ser requeridos por obligaciones legales de la organización, por lo que su eliminación se limitará al tratamiento activo de los mismos y estará sujeta a la solicitud expresa del titular.

15. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

15.1. CONTROL ACCESO

Es fundamental que las zonas donde se llevan a cabo actividades relacionadas con datos confidenciales o restringidos estén equipadas con sistemas de control de acceso que únicamente autoricen la entrada de personal autorizado, además de garantizar el registro de los movimientos de entrada y salida para mantener la trazabilidad.

15.2. VIDEO VIGILANCIA

La Organización cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso de que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

16. CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

ASIMETRIC S.A.S., llevará a cabo programas anuales de formación y sensibilización en materia de protección de datos personales y seguridad de la información. Estas políticas serán difundidas mediante los canales que la Organización considere apropiados, con el propósito de instruir a sus empleados y contratistas en la gestión adecuada de los datos personales, al menos una vez al año, con el fin de evaluar su comprensión del tema.
Los nuevos empleados y contratistas, al unirse a la Organización, recibirán formación sobre protección de datos personales y seguridad de la información, quedando registrado su asistencia y comprensión del contenido.
Durante la implementación de los programas de formación y sensibilización, se garantizará que los empleados, contratistas y terceros estén conscientes de sus responsabilidades en relación con la protección de datos personales y la seguridad de la información. Además, se actualizarán regularmente los programas de capacitación.
Desde el proceso de Gestión Humana se establecerán los planes de formación y evaluación de los empleados, adaptándolos a los cambios normativos que puedan surgir.

17. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales entra en vigor a partir de su firma y se considera vigente de manera indefinida, complementando otras políticas relacionadas. Cualquier modificación significativa en estas políticas será notificada oportunamente a los titulares de los datos, ya sea a través de los canales de contacto habituales y/o mediante el sitio web www.asimetricla.com.co.
Para aquellos titulares que no cuenten con acceso a medios electrónicos o que no sea factible contactar, la comunicación se realizará mediante avisos visibles en la sede principal de la empresa.
Además, se dispondrá de esta política, accesible para el público en general y los usuarios de los servicios de la Organización, conforme a lo establecido en la normativa vigente, incluyendo la Ley 1582 de 2012 y sus decretos reglamentarios.